אוטומציה לעסק שעושה את העבודה החוזרת במקומכם
כל ליד שמחכה לתשובה, כל פרט שמעתיקים לטבלה וכל תזכורת שנשכחת הם עבודה שמערכת יכולה לעשות. אוטומציה לעסק מחברת בין האתר, הוואטסאפ, היומן וה-CRM, כך שהעבודה החוזרת קורית לבד ואתם מתפנים לעבודה עצמה.
רוב העסקים לא צריכים עוד תוכנה. הם צריכים שהתוכנות שכבר יש להם ידברו אחת עם השנייה. ואם אתם רק בתחילת הדרך: מאיפה מתחילים עם אוטומציה לעסק קטן.
אוטומציה לעסק היא חיבור בין הכלים שהעסק כבר משתמש בהם - האתר, הטפסים, הוואטסאפ, המייל, היומן וה-CRM - כך שפעולות שחוזרות על עצמן, כמו מענה לליד, תזכורת, עדכון סטטוס או שליחת מסמך, קורות אוטומטית בלי שמישהו יעשה אותן ידנית.
איפה העסק שלכם מאבד זמן?
ארבעה מקומות שבהם עבודה ידנית אוכלת את היום.
לידים שמחכים
פנייה מהאתר נכנסת בערב, ומישהו רואה אותה רק למחרת. עד אז הלקוח כבר דיבר עם מישהו אחר.
העתק-הדבק
פרטים עוברים מהטופס לאקסל, מהאקסל למייל ומהמייל לוואטסאפ. כל העתקה היא עוד מקום לטעות.
תזכורות בראש
"לחזור אליה ביום רביעי" כתוב על פתק. אם הפתק נעלם, גם הלקוחה נעלמת.
שאלות שחוזרות
שעות פתיחה, משלוחים, זמינות. אותן שאלות שוב ושוב, ומישהו עונה עליהן ידנית.
כל אחד מאלה הוא תהליך שאפשר להעביר למערכת. ככה:
מה אפשר להפוך לאוטומטי
מענה מיידי ללידים
כל פנייה מהאתר או מהוואטסאפ מקבלת תשובה ראשונה מיד, ונכנסת ל-CRM עם המקור שלה. פירוט: מענה אוטומטי ללידים.
בוט וואטסאפ
עונה על השאלות שחוזרות 24/6, אוסף פרטים ומעביר אליכם רק את מה שצריך אדם. עוד על בוט וואטסאפ לעסק.
CRM שמתעדכן לבד
כל ליד, הצעה ולקוח במקום אחד, עם שלבים ותזכורות. עוד על מערכת CRM לעסק קטן.
תורים, הזמנות ומסמכים
איך נראה יום עם אוטומציה?
אותו עסק, אותם לקוחות. פחות דברים שמישהו צריך לזכור.
בעסק עם אוטומציה, הצעדים הקבועים קורים לבד: הליד מקבל מענה, המשימה נפתחת והתזכורת נשלחת בזמן, גם כשאתם עסוקים במשהו אחר.
- טופס באתר ← הודעת וואטסאפ ללקוח וכרטיס ב-CRM
- ליד בלי תשובה ← תזכורת אליכם, ואחר כך הודעת מעקב ללקוח
- תור נקבע ← אישור ותזכורת לפני המועד
- עסקה נסגרה ← מסמך או טופס נשלחים אוטומטית
דוגמאות מלאות: אוטומציה מחנות ל-CRM, וCRM או אקסל.
איך בונים אוטומציה לעסק?
בניית אוטומציה לעסק מתחילה במיפוי של מה שקורה היום, ממשיכה בבחירת התהליך שהכי חוסך, ונבנית בהדרגה: תהליך אחד, בדיקה, ואז הבא.
מיפוי
מה קורה מהרגע שליד נכנס ועד שהעבודה נגמרת, ואיפה הזמן הולך.
בחירה
מתחילים מהתהליך שחוזר הכי הרבה פעמים, או מזה שהכי כואב כשהוא נופל.
חיבור
מחברים את הכלים שכבר יש לכם: אתר, טפסים, וואטסאפ, מייל, יומן ו-CRM.
בדיקה
מריצים את התהליך על מקרים אמיתיים, ומתקנים לפני שהוא עובד לבד.
הרחבה
אחרי שתהליך אחד עובד, מוסיפים את הבא.
למי זה מתאים
עסק עם הרבה פניות
לידים מכמה ערוצים, ואף אחד לא מספיק לחזור לכולם בזמן.
עסק עם צוות
כמה אנשים מטפלים בלקוחות, וכל אחד מנהל אותם אחרת.
עסק שעובד מהוואטסאפ
רוב העבודה קורית בצ׳אטים, והמידע נשאר שם.
עסק שגדל
מה שעבד עם עשרה לקוחות כבר לא עובד עם חמישים.
ספרו לנו איך נראה יום עבודה, ונמפה יחד את התהליך הראשון.
שאלות נפוצות על אוטומציה לעסק
מה זו אוטומציה לעסק?
חיבור בין הכלים של העסק כך שפעולות שחוזרות על עצמן - מענה לליד, תזכורת, עדכון סטטוס, שליחת מסמך - קורות לבד, בלי שמישהו יעשה אותן ידנית.
מאיפה מתחילים?
מהתהליך שחוזר הכי הרבה פעמים. ברוב העסקים זה המענה ללידים: פנייה נכנסת, מקבלת תשובה ונשמרת ב-CRM.
צריך להחליף את התוכנות שיש לי?
בדרך כלל לא. מחברים את מה שכבר עובד אצלכם, ומוסיפים רק את מה שחסר.
באילו כלים בונים את האוטומציה?
בעיקר n8n לחיבורים, WhatsApp Cloud API לוואטסאפ, וורדפרס לאתר ו-CRM שמותאם לעסק. הבחירה תלויה במה שכבר יש לכם.
האוטומציה עובדת גם כשאני לא זמין?
כן, זו בדיוק המטרה. התהליך רץ 24/6, ומה שצריך אדם מגיע אליכם עם כל הפרטים.
אפשר להתחיל מתהליך אחד?
כן, וזו הדרך שאנחנו ממליצים עליה: תהליך אחד שעובד, ואז הבא.
מה עם אבטחת המידע?
כל חיבור נבנה עם הרשאות מינימליות, והמידע נשאר בכלים שלכם. לפני שמשהו עולה לאוויר הוא עובר בדיקת אבטחה.
יש אוטומציה גם לעמותות?
כן. אצל עמותה כל תרומה יכולה להפעיל קבלה, מייל תודה ורישום התורם במערכת, וחיוב בהוראת קבע שלא עבר מגיע כהתראה לצוות. הפרטים בעמוד בניית אתר לעמותה עם מערכת תרומות.